Freelance Projectleider Taskforce Financiële Projectbeheersing AFIS (ZZP)

De directie Financiën en Inkoop (F&I) van de gemeente wil de gemeentelijke organisatie,  burgers en bedrijven een excellente en toekomstbestendige financiële dienstverlening bieden. Een nieuw financieel management en inkoop systeem (AFIS) voor de gehele organisatie is één van de middelen om deze ambitie waar te maken. Het softwarepakket SAP is, na een aanbesteding, geselecteerd. Op 1 januari 2025 werken veel ambtenaren met dit nieuwe financieel management en inkoop systeem. Het programma AFIS is in opdracht van de directie Financiën en Inkoop, verantwoordelijk voor de implementatie van het systeem. Voor de implementatie- en nazorgfase zoeken zij een projectleider voor de Taskforce Financiële Projectbeheersing. Deze projectleider is werkzaam binnen de programmaorganisatie AFIS en werkt primair voor de programmamanager. Doelstelling van het programma AFIS het nieuwe financieel management en inkoop systeem is onderdeel van het verder digitaliseren en automatiseren van de (interne) dienstverlening van de gemeente. Het systeem wordt gebruiksvriendelijker en toegankelijk via mobiele telefoon of tablet. Bestaande ketenprocessen worden (verder) geautomatiseerd en uitgebreid met leveranciersen contractmanagement. Daarnaast bieden financiële projectbeheersing en een begrotingsmodule een vollediger inzicht in de financiële stand van zaken van de budgethouder, de directie, de programma’s en de stad. Door zoveel mogelijk te standaardiseren en automatiseren wordt de datakwaliteit van financiële- en de inkoopgegevens verbeterd ten behoeve van kwalitatief goede rapportages en betrouwbaardere prognoses. De komende jaren gaat de gemeente gebruik maken van SAP S4HANA en SAP Ariba. Het implementatietraject is in november 2022 gestart. 

Programma-organisatie AFIS 

De implementatie van AFIS is omvangrijk en complex aan de systeemzijde en organisatiezijde. Het programma kent daarom twee implementatielijnen:

· Lijn 1 bestaat uit een vijftal Bedrijfsprocessen en een vijftal Ondersteunende processen en focust zich op de inrichting van het systeem en de processen. In nauwe samenwerking met de technische implementatie- en beheerpartner.

· Lijn 2 houdt zich bezig met de implementatie in de organisatie en richt zich op diverse gebruikersgroepen en adoptie van het nieuwe financiële en inkoopsysteem. Als projectleider ben je de link tussen het team dat de financiële projectbeheersing in het systeem inricht (lijn 1), het verandermanagementteam (lijn 2) dat zorgt voor de adoptie in de organisatie én de kennisdragers vanuit de beleidskant, ketenmanagement en projectmanagement. 

Dit doe je op een gemiddelde werkdag 

• Je bent verantwoordelijk voor de integraliteit tussen de verschillende activiteiten en de deliverables van de teams die werken aan de realisatie van het nieuwe financiële projectbeheersingsbeleid, -proces, -systeem en -werkwijze.

• Samen met je projectteam zorg je er o.a. voor dat alle voorbereidingen getroffen zijn om met de nieuwe module de financiële projectbeheersing van start te gaan, de rollen op de juiste plekken zijn belegd in de gemeentelijke organisatie, het beleid, proces en systeemverandering op elkaar aansluiten en elkaar versterken en iedereen klaar is in de organisatie om met AFIS te werken.

• Je vervult een liaison rol tussen de verschillende teams binnen het programma AFIS die zich bezighouden met financiële projectbeheersing, en de directies die hier in de praktijk mee gaan werken. Je houdt overzicht op de activiteiten en stuurt op mijlpalen en het behalen van de resultaten. Je schakelt tussen uitvoering, programmamanager en betrokken managers, signaleert risico’s, komt met mitigerende maatregelen. Je rapporteert aan de programmamanager.

Voor deze functie Projectleider Taskforce Financiële Projectbeheersing AFIS beschik je over:

• Minimaal WO werk- en denkniveau.

• Stevige politiek-bestuurlijke antenne (en aantoonbare ervaring met het werken in een politiek-bestuurlijke omgeving).

• Ruime aantoonbare ervaring in het managen van de hierboven beschreven kerntaken binnen een G4 gemeente.

• Je hebt aantoonbare kennis van en ervaring met de aanbestedingswet- en regelgeving.

• Minimaal 5 tot 10 jaar project- en programma-management ervaring (incl. benodigde certificatie zoals IPMA-C).

• Je kent de uitdagingen rondom financiële projectbeheersing in de publieke sector.

• Ervaring met SAP-implementaties is een pré.

• Je bent onafhankelijk van en niet gelieerd aan de binnen het programma betrokken ICT-leveranciers. 

Aan competenties breng je mee:

• Resultaatgerichtheid: Concrete doelen als uitgangspunt nemen voor het eigen gedrag en hieraan vasthouden totdat het doel bereikt is.

• Samenwerken: Levert een constructieve bijdrage aan een gezamenlijk resultaat, in het bijzonder aan de sfeer en de relaties binnen de groep of het team.

• Energie: Gedurende een lange(re) periode actief zijn wanneer de functie dat verlangt; uithoudingsvermogen hebben.

• Stressbestendig: Blijft effectief werken onder druk, bij tegenslag en/of in een hectische omgeving.

• Aandacht voor details: Consistent en effectief kunnen omgaan met detailinformatie.

• Graag ontvangen we een CV waaruit duidelijk blijkt dat je in ieder geval aan de harde eisen voldoet. Laat dit ook duidelijk naar voren komen in je motivatiebrief.

• CV en motivatie in het Nederlands