Freelance Kwartiermaker voor het Expertise Centrum Inkoop (ZZP)

Onderbouwing van de behoefte Het Inkoopcentrum (IC) van het Materieellogistiek Commando (MatlogCo) is een cruciale speler in de inkoopactiviteiten voor de Landmacht. Door zorg te dragen voor hoogwaardige producten en diensten, maken wij missies mogelijk. Voor de verdere professionalisering zijn we opzoek naar een kwartiermaker voor het expertise centrum inkoop.

Uit te voeren werkzaamheden

Het (verder) ontwikkelen van de organisatieblauwdruk inclusief het voorbereiden van de daarvoor benodigde reorganisatie voor nieuw op te richten expertise centrum inkoop. Daarnaast geeft de kwartiermaker direct leiding aan de medewerkers inkoopondersteuning.

De volgende 3 hoofdtaken van het expertise centrum zijn al voorzien:

1. Ontwikkelen van inkoop excellence en competenties

• Ontwikkelen en implementeren van trainingsprogramma's (zoals bijvoorbeeld de inkoop academie) en workshops voor inkoopmedewerkers om hun competenties en vaardigheden te verbeteren.

• Identificeren van lacunes in inkoopcompetenties en het mede opstellen van individuele ontwikkelingsplannen voor inkoopprofessionals. Faciliteren van kennisuitwisseling en best practice sharing binnen de inkoopafdeling en met andere relevante stakeholders.

• Bevorderen van een cultuur van continu leren en verbetering binnen de inkoopafdeling.

• Identificeren en implementeren van tools, methodologieën en technologieën die de inkoopprestaties kunnen verbeteren.

• Samenwerken met interne en externe partners om opleidingsmogelijkheden en professionele certificeringen voor inkoopmedewerkers te bevorderen.

• Organiseren van inkoop gerelateerde evenementen, conferenties of symposia om de kennisuitwisseling en netwerkmogelijkheden te vergroten. Monitoren van de prestaties en resultaten van inkoopprojecten en initiatieven om de effectiviteit en impact van inkoopexcellentie-inspanningen te meten.

• Adviseren en ondersteunen van het management bij strategische besluitvorming op het gebied van inkoop, gebaseerd op gevalideerde gegevens en analyses.

2. Beheren en verbeteren van het inkoop proces (Source-to-Pay: S2P)

• Proactief doen van voorstellen voor de aanschaf en implementatie en doorontwikkeling van inkoopproces (S2P), ondersteunende processen, methodieken en systemen.

• Inrichten van processen voor de personele, organisatorische en financiële aangelegenheden.

• Ontwikkelen en implementeren van best practices op het gebied van inkoop-, contract- en leveranciersbeheer, gericht op het maximaliseren van waarde en het minimaliseren van risico's (inclusief contract- en leveranciersclassificatie methodologie).

• Regulier doornemen van de Inkoopjaarplanning met de IC CLAS Management Team (MT) leden zodat het aangeboden inkoopprojecten rechtmatig en doelmatig worden aangelopen waarbij de beschikbare capaciteit optimaal wordt benut

• Genereren van een aanbestedingskalender gebaseerd op de Inkoopjaarplanning

• Fungeren als systeemexpert, vraagbaak en supergebruiker voor inkoopmedewerkers voor het inkoop systeem SAP S4H en Ariba (sourcing, contracting en de verschillende bestel- en inkoop kanalen). Verzorgen van trainingen en ondersteuning voor inkoopmedewerkers in het gebruik van SAP S4H en Ariba.

• Analyseren van inkoopdata en prestatie-indicatoren om trends en verbetermogelijkheden te identificeren.

• Ontwikkelen, implementeren en onderhouden van relevantie inkoop KPI’s en verzorgen van rapportages.

3. Bewaken en verhogen van de kwaliteit van de inkoopactiviteiten

• Bijhouden van wijzigingen in de Europese aanbestedingswetgeving en andere relevante regelgeving en deze vertalen naar praktisch beleid, richtlijnen en procedures voor het uitvoeren van aanbestedingen binnen het kader van Europese aanbestedingswetgeving en intern beleid.

• Controleren en beoordelen van aanbestedingsdocumenten om ervoor te zorgen dat ze voldoen aan de aanbestedingswetgeving en interne vereisten.

• Adviseren, controleren, beoordelen en toetsen van aanbestedingsdocumenten op de naleving van Europese aanbestedingswetgeving en intern beleid bij aanbestedingsprocedures en de mogelijke juridische en compliance-risico's die hieraan verbonden zijn.

• In samen werking met de Sectie Hoofden (AGW, Contract Management en Missie & Oefeningen) het opstellen en beheren van de bedrijfsvoeringafspraken.

• Samenwerken met juridische en compliance-afdelingen om ervoor te zorgen dat inkoopactiviteiten in overeenstemming zijn met het geldende beleid en de regelgeving.

Functie-eisen

• Nederlands CV aanleveren

• Kennis van Europese Aanbesteding wetgeving, Nationale Aanbesteding wetgeving en de Aanbestedingswet Defensie- en Veiligheidsgebied (ADV);

• Gespecialiseerde kennis van inkoop en het verwervingsproces binnen CLAS en de in gebruik zijnde ERP systemen;

• Kennis van de binnen Defensie gebruikte systemen en de rapportage mogelijkheden;

• Inzicht in de samenhang van de binnen Defensie vigerende processen;

• Vaardigheid in het werken met geautomatiseerde logistieke en financiële systemen;

• Advies- en communicatieve en beïnvloedingsvaardigheden.