Freelance Evenementen Manager (ZZP)

Opdrachtomschrijving

Samen met je collega’s ga je werken aan het Emma Platform dat het Openbaar Ministerie zelf ontwikkelt. Jouw rol ligt in het soepel uitvoeren van evenementen. Dit omvat onder andere het bedenken van evenementconcepten die aansluiten op de doelstellingen binnen het OM, het opstellen van een planning, budgetbeheer, het onderhouden van communicatie en relaties, en het coördineren van de gehele organisatie van de evenementen. Je besteedt veel tijd aan vernieuwing, verbetering, ondersteuning en kennisdeling. Een extra uitdaging daarin is dat de IT-omgeving van het Openbaar Ministerie

voortdurend in beweging is. Je draagt bij aan de succesvolle uitvoering van programma Emma door ervoor te zorgen dat het programma inhoudelijk goed op de kaart wordt gebracht door de organisatie van verschillende evenementen.

Je draagt bij aan de kwaliteit en samenwerking van het Agile/DevOps team. Je hebt een sterke affiniteit met techniek en bent in staat om de technische oplossingen en processen die het team nodig heeft te begrijpen en op te leveren. Je beschikt over goede communicatieve en sociale vaardigheden, bent flexibel, creatief, nauwkeurig en beschikt over empathisch vermogen.

Jouw werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Conceptualisatie: Het bedenken van evenementconcepten die aansluiten bij de doelstellingen van het OM.

• Planning: Het opstellen van een uitgebreide planning die de verschillende en alle aspecten van de evenementen omvatten, van de voorbereidende fases tot aan de post-event activiteiten.

• Budgetbeheer: Het opstellen en beheren van een budget voor het evenement, zorgen dat alle kosten binnen het budget blijven en het maximaliseren van de financiële efficiëntie.

• Coördinatie met stakeholders: Het onderhouden van relaties en communicatie met alle betrokken partijen inclusief opdrachtgevers, leveranciers, sponsors, en deelnemers.

• Locatieonderzoek en -management: Het selecteren van een geschikte locatie en ervoor zorgen dat de venue voldoet aan alle eisen voor het evenement.

• Vergunningen en naleving van wetgeving: Zorgen dat het evenement in overeenstemming is met lokale regelgeving en alle benodigde vergunningen verkregen zijn.

• Marketing en promotie: Het in samenwerking met marketingteams ontwikkelen van effectieve marketingstrategieën om het evenement te promoten.

• Logistiek: Het plannen en coördineren van logistiek zoals transport, parkeerbeleid, beveiliging, en personeelsinzet.

• Programmaontwikkeling: Het samenstellen van een programma of agenda voor het evenement, inclusief sprekers, inhoudssessies, entertainment, etc.

• Risicomanagement: Het inschatten van risico’s en het voorbereiden van nood- en veiligheidsplannen om eventuele incidenten op te vangen.

• Leveranciers- en partnermanagement: Het selecteren en aansturen van externe partijen zoals cateraars, decorateurs, technici en entertainers.

• Evaluatie: Het analyseren van het succes van het evenement aan de hand van feedback en financiële rapportages, en hieruit leren voor toekomstige evenementen.

Eisen

• HBO diploma (bijv. in eventmanagement marketing, communicatie)

• minimaal 3 jaar werkervaring in eventmanagement binnen de Rijksoverheid

• De kandidaat heeftt aantoonbare ervaring met het neerzetten van interne en externe evenementen zoals beurzen, samenwerkingsdagen etc;

• De kandidaat heeft aantoonbare vaardigheid in plannen, multitasken, en prioriteren van taken inclusief het vermogen om unieke evenementen te bedenken;

• Ervaring met het organiseren van evenementen binnen de IT sector

• ervaring met budgetbeheer, technologische aspecten van evenementen, et cetera.

Vind je deze vacature interessant en denk je dat deze bij jou past? Voordat je solliciteert, willen we je graag uitnodigen om aandacht te besteden aan de volgende punten. Door deze goed in acht te nemen, vergroot je je kans om verder te komen in de selectie:

• CV en motivatiebrief: We ontvangen graag een CV waarin duidelijk wordt dat je voldoet aan de harde eisen van de functie en zo goed mogelijk aan de wensen. Zorg ervoor dat dit ook goed naar voren komt in je motivatiebrief. Vergeet deze ook niet toe te voegen samen met je CV.

• Taal van de document: Beide documenten, je CV en motivatiebrief, dienen in het Nederlands te zijn.

• Reactie op tijd is cruciaal: Hoewel we werken met deadlines, kan het zijn dat het project eerder wordt afgesloten. We raden je aan om snel te reageren om je kansen niet te missen.