Freelance Evenementen Coördinator (ZZP)

• Motivatie mbt de eisen is verplicht

Waddinxveen groeit en is in beweging. Bij deze beweging hoort ook een nieuwe koers waarbij we steeds vaker de kracht van de inwoners van de gemeente willen inzetten om zelf evenementen vorm te kunnen geven. De rol van de gemeente wordt hierin steeds meer een rol van facilitator en steeds minder een rol van uitvoerder. Dit is een beweging die op gang is gebracht maar tijd kost. De komende periode gaan we dit gezamenlijk ontdekken en ervaren wat de beste invulling hierin gaat zijn. Daarom kiezen we nu voor tijdelijke inhuur op dit thema en zoeken we iemand die ons in deze beweging komt ondersteunen door aan de ene kant zoals hieronder beschreven takenpakket oppakt én aan de andere kant door ervaring met dit takenpakket ons helpt om een structurele invulling voor de komende jaren te organiseren. We zien deze periode als een vorm van pilot-periode.

Taken en verantwoordelijkheden:

·      Aanspreekpunt voor organisatoren, hulpdiensten, bewoners en collega’s binnen de gemeente (Veiligheid, Boa’s, buitendienst, communicatie etc.

·      Begeleiding in gemeentelijke procedures/ vergunningsproces.

·      Gesprekspartner voor organisatoren (voorafgaand en na de evenementen).

·      Verantwoordelijkheid voor samenstellen jaarlijkse ‘eigen’ evenementenkalender (transparant voor alle organisatoren/ inwoners).

·      Denk ook aan het aanleveren (vóór 1 november) van evenementen voor de regionale evenementenkalender (VRHM).

·      Uitvoering van evenementenbeleid, adviseren bij het opstellen van de uitvoeringsregels, kwaliteitsverbetering en het implementeren van beleidsaanpassingen en procesverbeteringen.

·      Organiseren/coördineren van gemeentelijke evenementen zoals Koningsdag, koninklijke en gemeentelijke onderscheidingen, 4 en 5 mei etc. en (vuurwerkshow?).

Deze taken laten zich nog wat verder uitsplitsen in onderstaande thema's.

1.          Overzicht & kalender

·      Beheert één centrale evenementenkalender

·      Bewaakt spreiding in tijd, locatie en doelgroep

·      Signaleert knelpunten en piekmomenten

2.          Samenhang & afstemming

·      Verbindt evenementen aan elkaar waar dat logisch is

·      Stemt af met communicatie, veiligheid, buitendienst en wijkteams

·      Zorgt dat evenementen elkaar versterken in plaats van beconcurreren

3.          Eén loket voor organisatoren

·      Eerste aanspreekpunt voor initiatiefnemers

·      Wegwijzer in subsidies, vergunningen en procedures

·      Verlaagt drempels voor (wijk)initiatieven

·      Verwijst gericht door naar de juiste vakspecialisten en ketenpartners

4.          Interne regie

·      Afstemming met OOV, BOA’s, vergunningverlening en buitendienst

·      Draagt bij aan realistische planning en werkdrukverdeling

·      Voorkomt ad-hoc besluiten en last-minute verzoeken

5.          Verbinding met wijkgericht werken

·      Koppelt evenementen aan wijkopgaven en leefbaarheidsdoelen

·      Zorgt dat wijkinitiatieven en grotere evenementen elkaar versterken

·      Stimuleert; dat er initiatieven zijn & dat deze bijdragen aan doelen vanuit leefbaarheid/positieve gezondheid en in het verlengde sport en cultuur?

Dit betreft een vacature voor ongeveer 6 maanden.

We zoeken iemand met ervaring en de volgende eigenschappen:

Creatief, sociaal, organisatorisch sterk, stressbestendig, communicatief vaardig, gastvrij en oplossingsgericht, flexibel.