Freelance Deelprojectleider “Implementatie Autocad” Fysiek Domein (ZZP)

De gemeente Lelystad bevindt zich midden in de digitale transformatie. Afgelopen jaren is alles gedigitaliseerd en is het aantal plekken waar documenten worden opgeslagen fors toegenomen. Nu is het tijd om ook de effectiviteit, vindbaarheid en relevantie te verhogen/uit te breiden.

Wat deze opdracht bij gemeente Lelystad uniek maakt, is de mix van strategische en praktische taken die je uitvoert binnen een dynamische en jonge gemeente met veel ambities en enthousiaste collega’s. De gemeente moet voldoen aan steeds strengere regelgeving zoals de Wet Open Overheid, waarmee overheden hun transparantie en betrouwbaarheid naar inwoners en bedrijven transparant moeten verhogen. Ook de archiefwet en de AVG zijn wetten die het steeds belangrijker maken dat de informatiehuishouding van de gemeente op orde komt.

Tot slot heeft de gemeente de wens om inwoners en bedrijven meer inzicht en een gelijke informatiepositie te bieden in hun eigen dossiers. Dit vereist ook dat de projectdossiers op orde zijn en een mate van uniformiteit bevatten. Als deelprojectleider Implementatie autocad in het fysiek domein maak je onderdeel uit van het organisatie-brede project “Grip op Informatie” en word je aangestuurd door de projectleider “Grip op Informatie” en een specifieke stuurgroep voor het fysiek domein.

De doelstelling: Het doel van het project is om de kwaliteit van onze projectdossiers in het fysieke domein te verbeteren zodat we onze dienstverlening verbeteren op het gebied van transparantie en betrouwbaarheid en de organisatie meer doelgericht en efficiënt kan samenwerken (zowel intern als met partners). Het doel van het deelproject wat je gaat begeleiden is de uitfasering van de ontwerpapplicatie microstation en de implementatie van de ontwerpapplicatie autocad in het team Ingenieursbureau. Met autocad als ontwerpapplicatie sluiten de producten die we als Ingenieursbureau produceren beter aan op de markt en wordt de uitwisselbaarheid met intern betrokken disciplines en externe partijen efficiënter en gemakkelijker.

De uitkomst: Om de dienstverlening te kunnen verbeteren zijn in het fysiek domein verbeterde processen en tools nodig en ook een samenhangend geheel van allerlei applicaties. Daarin moeten applicaties verder worden ingericht en het oude systeem Bentley worden vervangen. Ook dient een vertaling te worden gemaakt van het organisatie-brede beleid welke documentatie waar opgeslagen moet worden. Medewerkers zijn informatiebewust; denken na voordat ze ergens iets opslaan. De gemeente werkt eenvoudiger en verantwoord samen met externe partners aan documenten. Het aantal locaties waar documenten kunnen worden opgeslagen is gereduceerd. Medewerkers kunnen efficiënter werken doordat ze minder tijd kwijt zijn aan zoeken naar het juiste document of de juiste versie. Dossiers zijn meer uniform, compleet en deelbaar met inwoners. Voor het deelproject betekend dit concreet dat de microstation binnen een vastgestelde periode wordt uit-gefaseerd en autocad als hoofdapplicatie wordt geïntroduceerd. Men weet wanneer er wordt overgestapt naar de nieuwe applicatie, en de uitfasering van microstation gaat op een passend tempo waarbij voor lopende projecten voldoende tijd is om deze nog af te ronden. Er is duidelijkheid in welke projecten opnieuw worden opgezet in autocad verder worden uitgewerkt en welke projecten al starten met de opzet in autocad. Er is ruim voldoende begeleiding en/of bijscholing geweest om op een professioneel niveau de functies binnen autocad, infracad, Civil3D en de nieuwe dataopslag te gebruiken.

De werkzaamheden in de rollen zullen zijn:

• Het opstellen van het projectplan voor het naar de implementeren van autocad bij het Ingenieursbureau. Het projectplan is een afgeleide van het overkoepelende project: Grip op informatie. Het projectplan bevat in ieder geval: - Welke werkzaamheden er moeten plaatsvinden - Een capaciteitsplanning met doorlooptijd en logische volgorde van gebeurtenissen - Duiding van rollen en inzet van benodigde specialisten.

• Het inrichten van de (deel)projectorganisatie.

• Het aansturen van de realisatie en de uitrol bestaande uit:

• Jij stuurt de verschillende projectmedewerkers, (ontwikkel) disciplines, adviseurs, specialisten en andere stakeholders aan die daarbij een rol spelen;

• Je zorgt voor strakke projectsturing op de grootheden tijd, geld en kwaliteit.

• Je zorgt voor strakke besluitvormingsprocessen zodat de juiste projectdilemma’s ter besluitvorming aan de overall projectleider en stuurgroep fysiek domein worden voorgelegd.

• Je bent de spil tussen de gebruikers, stakeholders en de leveranciers voor de implementatie en de verandering die dit met zich meebrengt;

• Je bewaakt daarvoor de financiën, resources en andere afhankelijkheden en monitort en rapporteert hierover aan de stuurgroep en de teamleider Ingenieursbureau.

• Je beschikt over het juiste opleidingsniveau (HBO/WO);

• Je bent een ervaren projectleider en hebt kennis van projectmethodieken

• Kennis van grafische applicaties als Bentley, Autocad, Infracad, Civil 3D en van het inrichten van projecten in Teams. Ook ben je bekend met documentmanagement en metadatering;

Je hebt aantoonbare ervaring met:

• Het begeleiden van systeemimplementatie- en verandertrajecten;

• Projectmatig werken in het fysiek domein

• Het werken met M365, cloudoplossingen, Autocad, Infracad en Civil 3D 

• Scrum/agile

Persoonlijke competenties:

• Je bent je bewust van de verandering in werkwijze die medewerkers ondergaan;

• Je bent standvastig in het bewaken en realiseren van de gestelde doelen;

• Je spreekt aan waar moet en ‘escaleert samen’ als het nodig is;

• Je kunt goed de hoofdzaken van de bijzaken onderscheiden;

• Je kunt complexe zaken weer eenvoudig maken;

• Daarbij ben je resultaatgericht, klantgericht en omgevingsbewust,

• Vindt samenwerken vanzelfsprekend en je denkt in oplossingen;

• Bent stressbestendig, analytisch en creatief (in oplossingen).