Freelance Ambtelijk Secretaris (ZZP)

Heb jij interesse in wat er in de organisatie speelt, heb je secretariële ervaring en krijg je energie van afwisselende werkzaamheden? Kom dan de ondernemingsraad versterken!

Welke uitdaging bieden wij?

De ambtelijk secretaris valt organisatorisch onder het team Organisatie & HRM, maar legt functioneel en hiërarchisch verantwoording af aan (de voorzitter van) de Ondernemingsraad (OR). De OR is het gekozen inspraak- en medezeggenschapsorgaan binnen onze gemeentelijke organisatie en bestaat uitsluitend uit werknemers die namens de werknemers het overleg met de werkgever (WOR-bestuurder) voeren. De OR en de WOR-bestuurder overleggen over het ondernemingsbeleid en de personeelsbelangen. Denk hierbij aan onderwerpen zoals organisatiewijzigingen, arbeidsomstandigheden en bevordering van het werkoverleg. De OR-vergaderingen vinden wekelijks plaats. De overlegvergaderingen met de WOR-bestuurder vinden eens per zes weken plaats voorafgegaan door een agenda-overleg (DB). Zo nodig kunnen extra OR- en/of overlegvergaderingen worden ingelast.

Als ambtelijk secretaris werk je met vertrouwelijke en geheime informatie en kennis van personen en organisatie. Je hebt te maken met een werkklimaat dat wordt gekenmerkt door een spanningsveld, waarin veelal tegengestelde belangen en verschillende doelstellingen, taken en opvattingen een rol spelen. Dit maakt de functie uitdagend en afwisselend. Het betreft een functie met een arbeidsduur van gemiddeld 8 tot 12 uur per week.

Welke verantwoordelijkheden krijg je?

Als ambtelijk secretaris ondersteun je de OR op secretarieel en organisatorisch gebied. Hieronder vind je een (niet uitputtend) overzicht van jouw werkzaamheden:

• Je notuleert vergaderingen, stelt besluiten- en actielijsten op en draagt zorg voor de verspreiding hiervan. Ook bewaak je de voortgang van de actiepunten;

• Je draagt zorg voor het beheren, bijhouden en verstrekken van informatie en documentatie. Dit doe je zowel voor de OR-leden als richting de organisatie.

• Je beheert de algemene mailbox van de OR;

• Je bereidt vergadering en bijeenkomst voor, zoals de OR- en overlegvergadering of de vergadering met de WOR bestuurder;

• Ook beheer je de algemene mailbox, organiseer je de scholing en bereid je de OR-verkiezingen voor.

• Steun en toeverlaat OR-leden met kennis op het gebied van de WOR.

Je krijgt meerdere verantwoordelijkheden in deze rol. Hiervoor vragen wij het volgende van jou:

• Een afgeronde, relevante MBO/HBO opleiding;

• Aanvullende cursussen m.b.t. de ondernemingsraad, organisatie- of bestuurskunde;

• Kennis van wet- en regelgeving (WOR/OR/WNRA);

• Administratieve of secretariële ervaring in een vergelijkbare rol.