Freelance Adviseur Verbetering Digitale Route Bestuurlijke Stukken (ZZP)

Wij zoeken een gedreven professional die de volledige digitale workflow van steller tot raadsbesluit kan implementeren. Sluit je aan bij ons team en speel een cruciale rol in de modernisering van onze gemeentelijke processen.

Jouw uitdaging:

Fase 1:

• De digitale overdracht van portefeuillehoudersoverleggen naar de college agenda;

• De digitale overdracht tussen het college en de raad;

• Digitale ondertekening van genomen raadsbesluiten;

• Het implementeren van een automatische archiefkoppeling van iBabs aan het zaaksysteem;

• Het creëren van draagvlak en kennis binnen de gemeente Assen om volgens de nieuwe volledig digitale werkwijze te werken.

Fase 2:

• Verdere optimalisatie van het iBabs-proces, zoals het digitaal verwerken van amendementen en moties;

• Het via iBabs uitzetten van technische en schriftelijke vragen.

Achtergrond:

Een aantal jaar geleden is het werkproces bestuurlijke stukken uitgewerkt. De rollen van team bestuurlijke besluitvorming (BBV) en de griffie zijn duidelijk geschetst, maar op belangrijke onderdelen is dit nog niet volledig naar een digitale werkwijze vertaald. Zo worden bestuurlijke stukken in de huidige werkwijze per vergadering handmatig overgezet van een netwerkschijf naar iBabs en omgekeerd. Ook de overdracht tussen BBV en de griffie vindt op die manier plaats. De koppeling aan het zaaksysteem is handmatig en niet vanzelfsprekend. Ondertekening van genomen besluiten gebeurt bij BBV door het inplakken van een gescande handtekening en bij de griffie op papieren versies. Op sommige onderdelen is iBabs wel ingericht op digitaal werken, maar dat is nauwelijks geïmplementeerd. We willen deze inefficiënties aanpakken door een volledige digitalisering van onze processen. Het is een uitdrukkelijke wens ook dit proces te digitaliseren middels een automatische koppeling.

Functie-eisen

• Ervaring en inzicht in besluitvormingsprocessen binnen de lokale overheid en de gemeenteraad in het bijzonder;

• Uitstekende kennis van iBabs;

• Zelfstandigheid van werken;

• In staat om draagvlak te creëren bij medewerkers en management;

• In staat om medewerkers te begeleiden in een nieuwe werkwijze.