Freelance Adviseur Informatie- en Archiefbeheer (ZZP)

De Gemeente Lelystad heeft een opdracht beschikbaar als Adviseur Informatie- en Archiefbeheer.

Sta jij midden in de zich snel ontwikkelende wereld van de informatiehuishouding, volg je bijbehorende wet- en regelgeving op de voet en kun je dit vertalen naar de dagelijkse praktijk binnen de organisatie? Heb jij een scherpe analytische blik en denk je graag mee over het stroomlijnen van digitale werkprocessen en de borging van de kwaliteit van het informatiebeheer? Dan hebben wij de uitdaging voor jou! 

De adviseur is verantwoordelijk voor het opstellen en uitdragen van strategisch beleid op het gebied van informatiebeheer en archivering binnen de gemeentelijke organisatie. De adviseur adviseert binnen de gehele organisatie over informatiebeheer en archivering en treedt op als sparringpartner over bijvoorbeeld toepassing van de archiefwet. Hiertoe volgt hij/zij ontwikkelingen op het vakgebied en vertaalt hij/zij wetgeving naar processen en protocollen voor de organisatie. Team Digitale Informatie en Archief (DIA) vertaalt het strategisch beleid naar operationeel niveau. Hierbij treedt de adviseur als brug tussen team IMA en team DIA op. Team Digitale Informatie en Archief (DIA) vertaalt het strategisch beleid naar operationeel niveau. Hierbij treedt de informatieadviseur als brug tussen team IMA en team DIA op. 

De belangrijkste werkzaamheden zetten we voor jou hieronder op een rij: 

• ontwikkelt, schrijft en draagt inhoudelijk bij aan strategisch informatiebeleid binnen het vakgebied digitalisering en informatiebeheer en archivering; 

• vertaalt wetgeving op het gebied van digitalisering, archivering en informatiebeheer naar handvatten voor de organisatie. Hierbij gaat het om beleid en protocollen; 

• is het aanspreekpunt voor complexe informatie- en digitaliseringsvraagstukken uit de organisatie. De informatieadviseur adviseert de collega’s en teams in deze vraagstukken; 

• geeft advies over archiveringsvraagstukken zoals bijvoorbeeld bewaartermijnen en informatieopslag; 

• onderhoudt het netwerk van partners, andere overheden en relevante stakeholders op het gebied van informatiebeheer, archivering en digitalisering. De informatieadviseur gaat naar een aantal vaste overleggen en onderhoudt contact met relevante organisaties; 

• draagt zorg voor tijdige, juiste en volledige verwerking van complexe voorstellen/beleid waarbij (bestuurlijke) besluitvorming nodig is; 

• neemt (actief) deel aan de Chief Information Office. Dit is een multidisciplinair overleg waar informatie-uitwisseling plaatsvindt vanuit verschillende disciplines binnen het thema informatievoorziening. Ook worden er vanuit dit overleg diverse samenwerkingen opgestart; 

• neemt (actief) deel aan het overleg van Het Flevolands Archief (gemeentelijke regeling). Hier worden vraagstukken op strategisch niveau ingebracht en besproken. Zorgt tevens voor de bestuurlijke ondersteuning op dit beleidsterrein; 

• levert vooraf informatie aan en stelt verbeterplannen op naar aanleiding van (interbestuurlijk toezicht- archiefbeheer) en is het aanspreekpunt voor de Provincie Flevoland; 

• levert een actieve bijdrage aan het verhogen van de digitaliseringsgraad van de organisatie en stelt hiervoor actief voorstellen op;

• is verantwoordelijk voor het ontwerp, inrichting en borging van het zaaksysteem/DMS, zodat een optimale aansluiting wordt bereikt met de beoogde proces georiënteerde manier van werken; 

• ziet toe op en zorgt voor een juist gebruik van het zaaksysteem/DMS en adviseert over het gebruik, de wijze van ordening en de ontsluiting van digitale informatie(bronnen) en de inrichting van de informatiestromen.

De Adviseur Informatie- en Archiefbeheer die we zoeken beschikt over het volgende:

• is een enthousiaste, gedreven informatieprofessional met HBO-plus denk- en werkniveau met afgeronde vakgerichte opleidingen; 

• heeft kennis van de archiefwet en andere relevante wet- en regelgeving; 

• heeft een vernieuwende kijk op informatiebeheer; 

• maakt de vertaling naar concrete, vernieuwende informatiebeheerplannen, beleidsplannen en visies; 

• kan goed overweg met moderne zaaksystemen, Document Management Systemen en kan ook anderen hierover goed adviseren;