Freelance Adviseur Facilitaire Processen (ZZP)

• Graag enkel reageren indien je ervaring hebt bij de overheid

Gemeente Dordrecht - Adviseur facilitaire processen

Aanleiding opdracht: Facilitaire Procesoptimalisatie

De Facilitaire Managementorganisatie (FMO) van de gemeente Dordrecht bevindt zich in de fase van operationele inrichting. Om een uniforme en klantgerichte dienstverlening te realiseren, is behoefte aan tijdelijke externe expertise voor het optimaliseren van de facilitaire processen. Het doel is de kwaliteit te borgen en de dienstverlening voor eindgebruikers te verduidelijken.

Opdracht:

Deze opdracht richt zich op het ontwikkelen, documenteren en opleveren van de procesorganisatie van de FMO. De kern van de opdracht is het creëren van een integraal pakket van beheersbare documentatie dat de facilitaire dienstverlening structureert.

Oplevering en afronding:

De opdrachtnemer levert één integraal pakket op dat bestaat uit de volgende onderdelen:

• Procesdocumentatie en werkinstructies: Een gedetailleerde set van werkprocessen en bijbehorende praktische werkinstructies. Deze documentatie omvat procedures voor diverse facilitaire gebieden, zoals meldingen, verhuizingen, onderhoud en klachtenafhandeling, met duidelijke afspraken en escalatieroutes.

• Producten- en dienstencatalogus (PDC): Een digitale, gebruiksvriendelijke catalogus die de facilitaire dienstverlening transparant beschrijft. Hierin zijn servicenormen, doorlooptijden en de juiste werkwijzen voor aanvragen helder geformuleerd.

• Voorstel FMIS-inrichting: Een functioneel ontwerp voor de inrichting van het Facilitair Management Informatie Systeem (FMIS). Dit voorstel omvat een gedetailleerde uitwerking van het proces voor het registreren, routeren en opvolgen van meldingen, inclusief een voorstel voor koppeling met de servicenormen uit de PDC.

• Implementatieplan: Een concreet plan dat de overdracht van de ontwikkelde materialen beschrijft. Dit plan bevat een fasering en een overzicht van benodigde interne acties en rollen voor de opdrachtgever.

Uitgangspunten van de opdracht:

• Alle documenten zijn afgestemd op de organisatie van de FMO en de thema's van de gemeente Dordrecht (SROI, duurzaamheid, klantgerichtheid).

• De deliverables worden opgeleverd als beheerbare en overdraagbare documenten, inclusief de benodigde formats.

• De opdracht is afgerond bij de definitieve oplevering en presentatie van het integrale pakket aan de kwartiermaker FMO.

Wat neem je mee als Adviseur facilitaire processen?

• Bewezen ervaring met het ontwerpen en implementeren van facilitaire processen door middel van soortgelijke opdrachten in een complexe organisatie.

• Expertise in FMIS-systemen, specifiek met betrekking tot de inrichting van meldings- en opvolgstructuren.

• Vaardigheid in het opstellen en implementeren van (digitale) producten- en dienstencatalogi (PDC's).

• Analytisch vermogen om vraagstukken te vertalen naar praktisch uitvoerbare oplossingen.

• Sterke schriftelijke vaardigheden voor het helder documenteren van processen, werkinstructies en plannen.