Freelance Adviseur Facilitaire Diensten (ZZP)

Gemeente Velsen - Adviseur facilitaire diensten

• Graag motivatiebrief tovoegen m.b.t de eisen

• CV/diploma check en opvragen referenties van toepassing

Aanleiding functie Adviseur facilitaire diensten

Binnen het de afdeling Facilitair is behoefte aan tijdelijke versterking op operationeel en tactisch niveau. De organisatie staat voor diverse ontwikkel- en verbeteropgaven waarbij samenhang, uitvoering en sturing onvoldoende geborgd zijn. Om continuïteit te waarborgen en verbeteringen daadwerkelijk te realiseren, wordt een externe adviseur ingehuurd.

Doel van de opdracht van Adviseur facilitaire diensten

Het doel van de opdracht is het operationeel en tactisch versterken van Facilitair door:

• het verbeteren van processen en werkwijzen ten aanzien van samenwerking Vastgoed/Facilitair;

• het ondersteunen bij investeringsvoorstellen en besluitvorming en procesmatig borgen;

• het professionaliseren van contract- en leveranciersmanagement.

De externe adviseur zorgt voor overzicht, structuur en voortgang in de dagelijkse praktijk en fungeert als sparringpartner voor interne opdrachtgevers en leidinggevenden.

Opdrachtresultaten

1. Doorontwikkeling Vastgoed en Facilitair (operationeel/tactisch)

De externe adviseur:

•       brengt de huidige processen, taken en verantwoordelijkheden binnen Facilitair op vakgebied in beeld;

• Doorvertaling van rolverdeling huurder en verhuurder;

• ondersteunt bij het verduidelijken van kaders, rollen en onderlinge afstemming;

• helpt bij het scheiden en organiseren van Run, Change en Project-activiteiten;

• signaleert knelpunten in de uitvoering en zet verbeteracties uit volgens de PDCA/Deming-cyclus.

Resultaat:

Verbeterde werkprocessen, meer duidelijkheid in verantwoordelijkheden op huurder en verhuurder en betere voorspelbaarheid in de uitvoering.

2. Strategische investeringen (tactische vertaling en uitvoering)

De externe adviseur:

• Stelt proces op mbt investeringscyclus en operationeel budget;

• Draagt zorg voor het tot stand komen van een meerjaren onderhoud- en investeringsplan facilitaire diensten

• Ondersteunt bij het voorbereiden en uitwerken van investeringsvoorstellen;

• maakt investeringen concreet en uitvoerbaar (planning, scope, afhankelijkheden);

• bewaakt de samenhang tussen investeringen, capaciteit en lopende werkzaamheden;

• signaleert risico’s en afwijkingen in planning, budget en kwaliteit.

Resultaat:

Gedegen meerjarig investeringsplan, en goed voorbereide en beheersbare investeringsvoorstellen voor de korte termijn die uitvoerbaar zijn binnen de organisatie. Koppeling tussen MJOP Vastgoed, MJOP Facilitair en MJOP Informatie.

3. Contract- en leveranciersmanagement (operationeel/tactisch)

De externe adviseur:

• ondersteunt bij het dagelijks beheer van contracten en leveranciers op tactisch niveau;

• stelt proces op van afspraken, prestaties en escalaties;

• draagt bij aan het verbeteren van overlegstructuren en prestatiemonitoring;

• ondersteunt opdrachtgevers bij het professioneel aansturen van leveranciers.

Resultaat:

Meer grip op lopende contracten en leveranciers, met betere samenwerking en minder ad-hoc verstoringen passend aan het Inkoopbeleid.

Positionering en werkwijze

• De externe adviseur werkt primair op operationeel en tactisch niveau.

• Is zichtbaar aanwezig in de uitvoering en ondersteunt teams en opdrachtgevers.

• Werkt zelfstandig, maar in nauwe afstemming met management, specialisten en coördinator Facilitair

• Rapporteert periodiek over voortgang, risico’s en verbetervoorstellen volgens projectstructuur.

Profiel

• Ervaring met Vastgoed en/of Facilitair Management in een complexe organisatie.

• Aantoonbare ervaring met procesverbetering en contractmanagement.

• Praktisch, analytisch en resultaatgericht.

• Sterk in samenwerking en communicatie.

• Gemeentelijke ervaring vereist