Freelance Adviseur Bedrijfsvoering (ZZP)

Project

De directie CIO RIJK kent een secretariaat (5 fte), die onder één aansturing van een nieuwe officemanager komt. Als officemanager speel je een belangrijke rol binnen het secretariaat en ben je het aanspreekpunt voor de gehele organisatie. Samen met de medewerkers van het secretariaat ben je verantwoordelijk voor de secretariële ondersteuning van de directie CIO Rijk. De officemanager vervult een spilfunctie binnen de organisatie en zorgt voor structuur en overzicht. Vanuit je functie draag je zorg voor de verdeling van de werkvoorraad binnen het secretariaat en zorg je er samen met je collega’s voor dat de processen soepel lopen.

Opdrachtomschrijving

Je zorgt ervoor het secretariaat de DT-leden en de organisatie op adequate wijze ondersteunen. Dat betekent: pro-actief handelen, samen helderheid in doelen en verantwoordelijkheden creëren, meewerken aan het op orde krijgen en houden van de (bedrijfsvoerings)processen, het vergroten digitale vaardigheden via Ibabs en MS Teams, continuïteit in de bezetting, borging van kennis en adequaat informatiebeheer (de informatie is op orde en vindbaar).

Belangrijk onderdeel van deze functie - naast de dagelijkse aansturing - is de teamontwikkeling: dagstart, teambuildingsactiviteiten, communicatie, inwerken nieuwe medewerkers, opleiding en training, intervisie, delen best practices, verhogen kennisniveau, zelfvertrouwen en vaardigheden ("Hoe manage ik mijn manager?").

Je werkt samen met de directiesecretaris en adviseurs bedrijfsvoering zoals voor bijvoorbeeld de interne communicatie. Samen zorg je ervoor dat de besluitvorming soepel verloopt en de organisatie op de hoogte is van wat er speelt. Kortom, de uitdaging voor jou en het resultaat voor de organisatie is een vakvolwassen samenwerkend secretariaat dat met pro-actief gedrag verwachtingen weet te sturen, rust creëert in de bedrijfsvoeringsprocessen en adequaat reageert op verzoeken van DT-leden en medewerkers.

Een vakvolwassen secretariaat kan de consequenties van gebeurtenissen en eigen handelen goed overzien en durft onder jouw bezielende leiding af te wijken van de gebaande paden als dat nodig is.

Functie-eisen

• Afgeronde relevante opleiding op HBO niveau.

• Minimaal 5 jaar werkervaring als officemanager of in een vergelijkbare functie, bij voorkeur bij de overheid.

• Vloeiend Nederlands in woord en geschrift

• Motivatie aanleveren.